SMK NEGERI 5 PANGALENGAN

ARSIP adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

Berdasarkan fungsinya, ARSIP terdiri dari dua golongan, yaitu :

1. ARSIP DINAMIS adalah ARSIP yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan di simpan selama jangka waktu tertentu.
2. ARSIP STATIS adalah ARSIP yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

ARSIP DINAMIS dibagi ke dalam tiga golongan, yaitu :

1. ARSIP VITAL adalah ARSIP yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
2. ARSIP AKTIF adalah ARSIP yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
3. ARSIP INAKTIF adalah ARSIP yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

ARSIP DINAMIS INAKTIF jarang dipergunakan, namun harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan atau memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan undang-undang.

Penyimpanan ARSIP INAKTIF dilakukan pada sentral arsip inaktif atau RECORDS CENTER pada bangunan yang dirancang untuk penyimpanan arsip.

Tujuan dari adanya pusat arsip inaktif (RECORD CENTER) adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengurangi volume arsip inaktif yang disimpan di unit kerja (central file).
2. Mengendalikan arsip inaktif yang tersimpan di unit kerja (cental file) ke pusat arsip (Records Center).
3. Memudahkan temu kembali arsip (retrieval).
4. Menghemat biaya dan menjamin keamanan arsip inaktif baik fisik maupun informasinya.

Fungsi RECORDS CENTER adalah untuk mengelola ARSIP INAKTIF dan menyediakan arsip dengan cepat dan tepat ketika arsip tersebut dibutuhkan untuk digunakan sampai dengan waktu pemusnahan arsip.

Seiring dengan dilantiknya Kepala Subbag Tata Usaha SMA/SMK Negeri di Provinsi Jawa Barat menjadi Arsiparis Ahli Muda pada tanggal 16 Juni 2022 melalui program penyetaraan jabatan, maka ARSIP di Satuan Pendidikan harus ditangani atau dikelola dengan baik sesuai peraturan.

Syukur alhamdulillah atas rakhmat dan karunia Allah Swt., RECORDS CENTER SMK Negeri 5 Pangalengan telah terbentuk dan telah diresmikan oleh Kepala Sekolah pada tanggal 20 Desember 2022.

DAFTAR ARSIP INAKTIF-nya telah selesai disusun untuk memudahkan dalam pencarian arsip dan dikelompokan berdasarkan kode klasifikasi arsip, sebagai berikut :

1. ARSIP yang termasuk kode klasifikasi ADMINISTRASI SEKOLAH (422) dapat ditemukan pada sampul nomor 1 s.d. 150 dan disimpan pada boks nomor 1 s.d. 58.
2. ARSIP yang termasuk kode klasifikasi KEPEGAWAIAN (800) dapat ditemukan pada sampul nomor 151 s.d. 152 dan disimpan pada boks nomor 59.
3. ARSIP yang termasuk kode klasifikasi KEUANGAN (900) dapat ditemukan pada sampul nomor 153 s.d. 268 dan disimpan pada boks nomor 60 s.d. 97.

Kami ucapkan terima kasih kepada :

1. Kepala SMKN 5 Pangalengan atas dukungan dan bantuan sarana prasarana, mulai dari perintisan sampai dengan peresmian RECORDS CENTER.
2. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat.
3. Ketua Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Wilayah Provinsi Jawa Barat atas dukungan dan bimbingan selama ini.

KREATOR DAN PENANGGUNGJAWAB RECORDS CENTER :